Archivi digitali: come usare le parole chiave per una ricerca

Per cercare in un archivio digitale, parti da poche parole chiave che descrivano ciò che vuoi trovare: un nome, un luogo, un periodo o un tipo di documento. Prova prima una ricerca semplice, poi restringila o allargala in base ai risultati. Il passaggio decisivo è capire quali informazioni l’archivio ha indicizzato: una parola può essere cercata nel testo dei documenti, ma anche soltanto nelle schede che li descrivono.

Scegli parole che potrebbero comparire nelle schede

Trasforma la domanda iniziale in elementi verificabili. Se cerchi documenti su una scuola di un determinato comune, puoi partire dal nome del comune e da «scuola», anziché scrivere una domanda completa. Se conosci il nome di una persona o di un ente, usalo; se non lo conosci, parti dalla funzione che svolgeva o dal tipo di materiale che potrebbe aver prodotto, come «verbali», «corrispondenza» o «fotografie».

Non dare per scontato che l’archivio descriva un documento con le tue stesse parole. Un fondo può essere catalogato sotto il nome dell’ente che lo ha prodotto, mentre il tema che ti interessa compare solo nella descrizione di una serie o di un fascicolo. Per questo conviene annotare due o tre termini alternativi, comprese denominazioni storiche, sigle e varianti di un nome proprio. Usa però una variante alla volta: inserirle tutte nella stessa casella può rendere difficile capire perché un risultato compare o manca.

Combina i termini senza restringere troppo

Inizia con il termine più distintivo e osserva quanti risultati ottieni. Se sono molti, aggiungi un secondo elemento, per esempio un luogo o un tipo di documento. Se sono pochi o nessuno, elimina il termine più generico oppure prova un sinonimo. Questa progressione permette di riconoscere quale parola sta escludendo risultati utili.

Le virgolette possono essere utili per cercare un’espressione esatta, come il nome completo di un’istituzione, se la piattaforma supporta questa funzione. Lo stesso vale per operatori come AND, OR o il carattere usato per cercare parole con la stessa radice: non tutti gli archivi li interpretano allo stesso modo. Prima di usarli, controlla le indicazioni accanto alla casella di ricerca o nella guida del catalogo. In assenza di istruzioni, una ricerca semplice seguita dai filtri è più affidabile di una formula complessa copiata da un altro sito.

Usa filtri e livelli dell’archivio per leggere i risultati

Quando disponibili, i filtri per data, luogo, soggetto produttore e tipologia documentaria aiutano a distinguere risultati simili. Applica un filtro per volta e verifica l’effetto sull’elenco: una data può riferirsi alla produzione del documento, non necessariamente all’evento che cerchi. Controlla anche se stai interrogando l’intero archivio o soltanto una collezione selezionata.

Apri le schede promettenti anche quando il titolo non coincide con la tua ricerca. In un archivio, le descrizioni possono essere organizzate per livelli: fondo, serie, unità archivistica e, quando presente, singolo documento. Una scheda generale può indicare il contesto e rimandare a unità più specifiche. Leggi almeno titolo, estremi cronologici, soggetto produttore, descrizione e collocazione: aiutano a valutare la pertinenza prima di cercare un’immagine o un file scaricabile.

Un risultato nel catalogo non significa che il documento sia consultabile online. Potrebbe essere disponibile solo la descrizione, oppure la riproduzione potrebbe trovarsi in una sezione diversa della piattaforma. Distingui quindi tra «nessun risultato», «nessuna immagine digitale» e «documento non consultabile»: sono situazioni diverse e richiedono passaggi diversi.

Correggi una ricerca che non funziona

Se non trovi nulla, togli prima virgolette e filtri, poi verifica grafie, accenti, nomi precedenti di luoghi o istituzioni e possibili abbreviazioni. Prova anche a salire di livello: cerca il nome dell’ente o del fondo invece dell’argomento molto specifico. L’assenza di risultati non dimostra da sola che il documento non esista; può dipendere dal modo in cui è stato descritto o dalla parte di patrimonio presente nel catalogo.

Se invece i risultati sono troppi, non aggiungere parole a caso. Guarda alcune schede pertinenti e riprendi da lì i termini effettivamente usati dall’archivio, poi combina uno di quei termini con un luogo, un periodo o una tipologia. Tieni traccia delle ricerche già provate e dei filtri applicati: bastano poche note per evitare tentativi ripetuti e per ritrovare una scheda utile in seguito.